包容性会议:10种最佳实践,有助于将多样性和包容性融入在线会议

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随着许多公司转向远程工作,在线会议已成为新常态。虽然许多方面都是非常新的,但不幸的是,物理会议中的许多相同问题也出现在虚拟世界中。

当许多不同的角色聚集在一个地方,但不是每个人都有勇气或声音说话时,就会出现一个共同的问题。有时,他们的声音是故意被夺走的。而其他时候,他们只是没有与同事一样的沟通能力,无法以有意义的方式参与。

据英国《每日邮报》报道,事实上,沟通和协作是远程工作者面临的三大难题缓冲器.

远程调查结果的最大困难

如果你是一个有权势的人,负责创建在线和混合会议,您有责任使其更具包容性。这将激励你的员工积极参与讨论,尊重他们的同事,并创造一个安全的空间,让每个人都能感觉到成就感和生产力。

在本文中,我们将介绍创建包容性会议的10种最佳实践,以及如何在日常工作中实现包容性环境。

促进工作场所多样性和包容性的重要性

让我们首先定义一下工作场所的包容性是什么。

简言之,包容性是一种工作场所文化,它向员工显示出平等的尊重和机会,无论他们的种族、残疾、性别、性取向、性别认同、社会经济地位或宗教信仰如何。对于那些经历过歧视的人来说,这是一个公平的竞争环境,他们因为缺乏机会而努力实现自己的人生目标。

支持包容各方的会议意味着您积极尝试创造一种鼓励协作的会议体验,支持可能被打断的人,允许更少的有发言权的参与者参与,并确保您为残疾人创造技术机会来处理信息和充分参与会议。

所有公司都应该认识到,成功需要多样化的员工队伍,在这里,最好的想法可以有一个蓬勃发展的地方,所有员工都会感到安全,并有动力做出贡献。

帮助您举办更具包容性的会议的10种做法

现在,我们已经讨论了领导包容性会议的重要性,让我们深入了解您需要做些什么来实施这些会议。

1、确保受邀人员从会议中受益

根据Zippia公司,组织每年约有15%的时间用于会议。虽然这对一些人来说可能听起来很合理,但独立调查发现,这些会议中至少有71%没有成效。更令人担忧的是,据统计,65%的员工认为公司会议妨碍他们完成工作。

这就引出了一个问题:在确保员工从中受益的同时,如何使会议富有成效?

最佳做法是将被邀请者分成两个不同的组:

  1. 对会议至关重要的–需要他们的投入才能实现会议的预定结果和目标。

  2. 可从会议中受益的员工–这些员工是否参加是可选的,尽管他们可能会发现这些信息是有益的。

发送会议邀请时,请将第二组标记为“可选”如果他们拒绝参加,你应该尊重他们的决定,因为每个员工都应该觉得他们的时间是最重要的。

避免此问题的一个很好的方法是确保会议是具体的敏捷的. 例如,关于内容营销不应与付费广告分组,即使它们都是关于营销的。

2、分享会议议程,鼓励参与

在开始会议之前,请将远程员工纳入决策过程。这使他们能够提出自己想讨论的主题,并有机会就当前议程上的任何项目提出问题。

制作电子邮件调查问卷或向他们发送指向Sli的链接。do poll有助于创建一个无压力的环境,让团队成员可以分享他们的意见。这将激励更内向的团队成员在团队会议期间发表意见,而不会增加压力。对于新的团队成员来说,这也是一个完美的选择,他们可能仍然会对自己的意见感到担忧。

将完成的议程发送给您的团队,并估计会议将持续多长时间。这样,每个人都可以为会议做出相应的计划,并且不会对意外的话题感到惊讶。也要确保遵守议程。在团队会议中动态添加新主题会让员工感到沮丧,因为很难组织起来。

3、指定会议主持人

任命一位主持人可以使一个好的会议变得很棒。他们可以帮助确定讨论的基调,打破僵局,确保团队中的每个人都有平等的发言权。此外,一个好的促进者可以确保每个团队成员都感到有责任感,这样,不太占优势的参与者会感到更乐于做出贡献,而更霸道的参与者不会让害羞的员工退场。应该鼓励每个人都做出贡献,并感到这样做是安全的。

许多因素会影响人们并阻止他们积极主动。例如,可能是性别不平等、背景不同和其他工作场所问题的感觉。研究人员超上下文发现资历的高低会影响人们在会议中的心理安全感。

在内部会议上发言时你感觉如何?按代划分的调查结果

你需要确保会议主持人非常适合这份工作。尤其是当您在混合会议. 一般来说,如果建导师精力充沛,乐于与不同的人交往,并邀请他人参与,那就最好了。

另一个需要提及的重要事项是,当您举行混合会议时,主持人需要确保不仅在场的人有机会分享想法。远程加入的队友需要感觉到他们与任何其他会议参与者一样有权做出贡献。

他们还应该注意每个人的目标:团队领导、团队成员和会议目标。过分依赖团队领导可能会降低对建导师的信任程度,因此请确保每个人都有责任。

4、使用Prezi视频创建引人入胜的包容性会议

全世界的人都在用Prezi视频开会

Prezi视频是在整个会议和演示过程中保持听众参与的完美工具。它与您使用的任何视频会议工具都兼容,并允许您在旁边的屏幕上显示信息。通过添加可以在屏幕上进行交互的图形、文本和图像,使演示成为您自己的演示。

这有助于提高包容性,因为它为可能有听力障碍的与会者或那些很难将单词单独内化的与会者提供了视觉帮助。例如,如果你的话没有视觉效果,神经分化症患者或多动症和孤独症患者可能会发现很难集中精力听你说的话。

仅仅因为我们是商业环境中的成年人,并不意味着我们不应该试图使会议对所有相关人员都具有娱乐性和乐趣。

如果你在寻找灵感,看看像你这样的专业人士使用Prezi视频使虚拟活动更具沉浸感和吸引力!

5、安置聋哑和重听员工

远程使用Prezi视频时保持联系

包容性意味着为每个人着想。聋哑人和重听人无论多么有资格,都很难找到工作。当他们确实做到了这一点时,他们往往害怕让同事改变他们的工作方式或“要求太多”,担心他们可能会失去工作。

因此,如果你的同事是聋哑人或重听人,以下是一些可以帮助他们的提示:

添加闭路字幕

一些视频会议应用程序,如Zoom,提供自动生成的闭路字幕。你可能觉得它们没有必要,但闭路字幕可以为听力障碍的在场和远程与会者以及需要视觉媒介更好地集中注意力的人创建或中断在线会议。

雇佣一名口译员

这是你能做的最好的事情,但要确保你做好了充分的准备。提前让口译员知道议程,包括主要议题和可能的后续问题。此外,他们还需要与其他人开会。视频转播服务不是一种选择,因为他们不允许口译员看到正在发生的事情,他们只能听到正在发言的团队成员的声音。它们也是随机分配的,因此您无法为会议做好准备。

清晰地对着镜头说话

确保你使用的任何工具都能始终识别你的单词。例如,许多聋人或重听人使用唇读,因此如果你没有使用口译员,你可以确保他们尽可能多地看。

询问他们是否需要重复任何内容

在每句话的结尾,询问是否一切都清楚。聋哑人或有听力问题的人经常会感到不舒服,让他们的同事重复或大声说话,所以你的工作就是给他们机会。

为参与者应用基本规则

对会议的运行方式进行一些更改。例如,要使闭路字幕正常工作,一次只能有一个人在讲话。制定一条规定,除非发言,否则会议所有成员都应保持沉默,这也会有所帮助。

6、轮换角色,纳入不同视角

在在线团队会议中,轮换角色是保持新鲜感和兴奋感的好方法,可以稍微打破权力的动态。例如,可以在每次会议上为新的团队成员指定计时员、记笔记员和引导员等角色。这样做的好处是,如果人们能够承担某个特定角色的所有权,那么他们会更乐于贡献自己的想法。

然而,在分配角色之前,最好与一个人私下交谈。你不想强迫你的团队成员陷入可能让他们不舒服的境地,因为这可能会降低他们对未来会议的信心和对你的信任。

确保他们看到这项活动的好处,不要觉得为了保住工作而被迫接受它。

7、保持数字低

虽然100多人的大型在线会议可能是必要的,但它们并不是让团队成员感到被包括或被倾听的最佳方式。这是因为每个人的“通话时间”明显减少,这意味着有些人可能无法在整个会议中发言。

解决这一问题的一个好办法是安排小型会议,让每个人都有足够的时间。或者,如果无法避免大型会议,那么最好缩短这些会议的时间,并在接近尾声时分成几个小组。

这样,每个人都有机会提出他们可能有的任何问题,并更详细地讨论提出的任何主题。

8、在大型会议中使用聊天功能

坚持大型会议的主题,如果分成较小的团队似乎不切实际,请考虑使用聊天侧栏。可以在不完全中断会议流程的情况下提出问题和疑问。在继续下一个主题之前,您可以为每个主题留出时间来回答问题。

这有助于保持会议结构的完整性,同时确保主持人在会议结束时不会被问题所困扰。

9、制定明确的基本规则

虽然这似乎是一个简单的想法,但制定规则可以区分有序的会议和直接走出蛮荒的西部。想发言时举手、在聊天中写问题以及等待其他与会者发言结束等做法有助于提高会议的包容性。

这为那些想添加内容而不担心被打断的人提供了一个安全的空间。如果有干扰,准备一些礼貌的常用短语,以重新将注意力集中在说话者身上。

如果你想得到更多的建议,看看Prezi的虚拟会议的实用技巧!

10、获取反馈

反馈对于举办更好的会议至关重要。会议结束后,向与会者发送一份简短的调查,询问他们喜欢什么或想改变什么,可以帮助每个人都感觉自己被包括在内,尤其是如果你开始实施他们提供的一些建议。

不加改变的反馈会让团队成员觉得他们的批评置若罔闻,这可能会阻止他们在将来发言。

多样性和公平性使会议更具包容性

包容性和多样性的工作环境激励员工,让他们有信心做出贡献和参与。不幸的是,许多声音和人因为偏见、残疾或内向而被压制。

领导者、经理甚至正式员工都必须成为变革的倡导者,从每周在线团队会议这样简单的事情开始。

多样性、公平性和包容性可以改变商务会议的整体动态,并为更多想法提供平台。而且实施起来也不太难。通过一些常识和对团队的良好理解,您可以做出更改,使您的会议对每个人都有利。

所以问问你自己:你在让每一个声音都被听到方面做了自己的一部分吗?

作者简历

杰西卡洛杉矶

Jessica La是开胃菜在搜索引擎优化、人工智能和内容行业拥有六年以上的从业经验。Jessicala在她的博客中写道。她探索营销的所有方面,并热衷于企业改进、创新和增长的独特方式。你可以在jessica@byjessicala.com

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