虚拟会议的8个实用提示

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在今天的工作场所,虚拟会议几乎是不可避免的。只要稍加准备,它们就可以成为与团队成员和客户联系的有用方式。以下是八个虚拟会议提示,可帮助您打造迷人的远程体验。

虚拟会议

1、提前计划

提前发出会议邀请,并确保包含指向所选视频会议工具的会议链接。虽然这看起来很基本,但详细的准备可以确保虚拟会议当天的工作顺利进行,并且你可以专注于更大的全局。

2、设定明确的目标,坚持你的议程

能在会议上赶上你的团队真是太好了,尤其是如果你是远程工作没有实际的办公地点。然而,重要的是在开会时要有一个明确的目标和一个保持正常的议程。

即使是一个简单的关键谈话要点列表,也有助于让每个人都保持一致,充分利用虚拟会议。考虑要求团队成员在会议前将他们想提出的任何观点添加到议程中。另一个很好的建议是就议程上的每一项向项目负责人讲话,在继续之前征求他们的最终意见或行动项目。

戴夫·麦基翁Outfield Leadership首席执行官,分享了他关于制定议程和最大限度提高会议效率的技巧。充分利用您的虚拟团队会议,他建议经常开会,但每次讨论行动项目时都要缩短会议时间。对于月度会议,讨论应围绕战术和策略。并始终建立强有力的行动项目,以便在团队下次会议之前完成。观看Dave的Prezi视频,了解有关创建和坚持会议议程的更多提示:



3、使用好的网络摄像头和麦克风

任何计划良好的议程都无法避免使用模糊的摄像头或微弱的麦克风进行的虚拟会议。不合作的技术可能会破坏您的虚拟会议流程,并给您和通话中的其他人带来挫折。

在开会之前,确保网络摄像头正常工作,麦克风提供清晰的音频。通常,您的电脑麦克风会提供比耳机更高质量的音频,但请进行一次测试,看看是否适合您。试运行麦克风和相机可以快速避免虚拟会议灾难。

查看我们关于创建干净专业的家庭工作室设置并发现更多有效虚拟会议的提示。

4、使用相关工具

虚拟会议还允许您整合各种在线工具,以帮助您的团队参与或推动某一观点,例如Prezi视频,幻灯片,大西洋Webex公司. 屏幕共享通常会分散注意力,如果没有人的因素或眼神交流,你可能会失去观众。

Prezi视频与您选择的视频会议工具配合使用,并在屏幕上显示您的内容。您可以在屏幕上添加文本、视觉效果和其他内容,并实时使用。这是一个吸引注意力和保持观众兴趣的强大工具。Prezi还可以轻松开始大量视频模板.

5、让您的会议更加友好

如果有可能有人在办公室参加你的虚拟会议,你应该能够容纳那些在家工作的人。这意味着提前收集所有相关信息,包括议程、卡片和任何供审查的文件,并将这些材料汇编到一个在线中心位置。这样,您的会议时间就不会因为争先恐后地向与会者发送文件而中断。

看看Prezi的重塑混合会议的终极指南更多信息混合工作和虚拟会议提示。

如果您使用分组会议室来促进对话,那么很容易自动将面对面与会者分为一个组,将虚拟与会者分为另一个组。尽量避免这种情况,将分组会议室与一些参与者面对面,另一些参与者是虚拟的。这有助于带来不同的观点,使会议对每个人都更有吸引力。

观看DaveMcKeown的Prezi视频,了解有关在混合环境中主持有效规划会议的更多精彩提示。



6、看摄像机

我们都知道,眼神交流和肢体语言对于自信而有目的地向观众展示你的想法至关重要,这一点适用于虚拟演示

尽量与网络摄像头保持眼神交流,而不是与屏幕保持眼神交流,以便与观众进行直接的眼神交流。屏幕上的内容是虚拟观众将获得的所有内容,因此请确保使用整个屏幕并结合动作来强调要点。手势和良好的姿势是在视频中有效呈现.

7、背景中性,光线好

在虚拟环境中,专业环境与面对面环境一样重要。但是,您不需要抛光家庭办公室设置漂亮的室内设计令您的团队或客户惊叹不已。中立的背景对于设置职业基调同样有效,在空白背景前讲话可以消除干扰,并将注意力集中在你和你的内容上。良好的照明比花哨的背景设置更重要。

8、让参与者参与

虚拟会议的另一个优势是屏幕上的响应。在Prezi视频中,您可以在屏幕上用贴纸、书面评论和其他图形进行回应。这样可以保持会议的流程,而不需要预先考虑小组会议的交互元素。Prezi视频允许您的团队进行交流,而无需取消静音、等待讨论暂停或直接在聊天中发送消息。请参见Prezi的屏幕响应:

有了这八条建议,您就可以顺利地举行有效的虚拟会议了。阅读我们的混合会议指南或开始使用创建您的第一个Prezi视频今天

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